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La elección de un sistema de factura electrónica

¿Qué es  la Factura Electrónica?

Seguro que ya sabes que es una factura electrónica, pero por si las moscas, una breve descripción antes de continuar con esta entrada.

Una factura electrónica es un comprobante que sirve para describir los servicios y productos de una venta, desglosar los impuestos que se deben pagar. Este documento sustituye, en la mayoría de los países, a las tradicionales facturas en papel, además de garantizar, la integridad de su contenido y la autenticidad de su origen.

En una frase, se trata de la versión digital de las facturas tradicionales y pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

Para que la factura electrónica tenga validez legal, debe incluír una firma electrónica.

¿Qué debo hacer para emitir facturas electrónicas?

Debes cumplir con algunos requisitos previos, antes de poder emitirlas.

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¿Usar sistema gratuito o de terceros?

factura electrónica gratis sin deudasAquí es donde radica la mayor confusión, y es la parte que más aprovechan proveedores de factura electrónica inescrupulosos para "succionar" la mayor cantidad de dinero posible a sus victimas; los y las emprendedores.

El sistema gratuito es siempre gratuito, en Chile al menos, no está limitado a la cantidad de ingresos, ni a lo grande o pequeña que sea la empresa. Afirmar que el sistema gratuito no sirve cuando los ingresos de la empresa son relativamente altos, es por lo general una "trampa" usada por los proveedores de factura de pago para convencer a los ingenuos emprendedores de que es mejor contratar factura electrónica de pago, pero ¡no es cierto!. ¿No lo cree?, léa este comentario en la propia página del SII en Chile.

Lo que si es cierto, es que el sistema gratuito no está diseñado para emitir grandes volúmenes de facturas porque resulta incómodo, pero no porque no se pueda.

Por otro lado, un sistema de facturación de mercado provisto por empresas que cobran, normalmente ofrecerán "tarifas periódicas" asociadas a una serie de factores, como pueden ser, el número de ventas, la cantidad de facturas emitidas, la cantidad de productos que puede mantener en su base de datos, y otro sin fin de variables que en ocasiones parecen absurdas.

Si contrata un servicio de facturación y no paga u olvida pagar, no podrá facturar, si el servicio se cae no podrá facturar, si el servicio es hackeado probablemente perderá sus datos, si se quiere cambiar de proveedor porque encontro a uno mejor o más económico, muy probablemente no podrá migrar sus productos o tendrá muchas trabas para hacerlo.

Asi es que en nuestra opinión, usted debería optar por la opción gratuita que brinda su servicio de impuestos si la cantidad de facturas diarias que emita hagan que la tarea sea incómoda, y solo contratar los servicios de un proveedor cuando emita muchas facturas diarias o cuando la alternativa gratuita comience a ser incómoda.

Pero incluso si la cantidad de facturas es alta, existe aún otra alternativa para continuar usando el servicio gratuito... hablamos del software propio enlazado al sistema gratuito del SII.

Ya tengo un sistema de facturación propio ¿Puedo usar mi sistema propio de ventas para emitir factura electrónica?

En efecto, un software propio con las características adecuadas le permitirá tanto integrar un sistema de factura de pago, como enlazar uno gratuito.

Hay emprendedores que preferirán mantener un sistema para puntos de venta de escritorio para llevar la gestión completa del negocio, los clientes, los proveedores y más. Así es que usar un sistema propio de ventas para emitir factura electrónica dependerá de las características de dicho sistema y la disponibilidad del o los programadores para modificarlo o adaptarlo.

En todo caso, hay sistemas de venta de escritorio (como Microtexne Delta), que ya incluyen estas funcionalidades y permiten enlazar la operación de venta tanto con sistemas de factura gratuitos como integrar con sistemas de pago. De esta manera podrá emitir factura electrónica gratuitamente o contratar a un proveedor pero sin perder las características de su sistema de escritorio, ni el control de sus datos.

Descargue ahora un completo sistema de ventas de escritorio con opción de integrar o enlazar a factura electrónica


Pero ¿qué es eso de enlazar e integrar?

integrar a factura electrónica gratisHay algunos programas de ventas de escritorio, que son capaces de facilitar la emisión de facturas electrónicas ya sea gratuitas o de pago, sin salirse de su sistema de ventas.

Por ejemplo, Microtexne Delta, abre en una ventana la aplicación de factura gratuita y facilita al usuario el proceso de facturar electrónicamente sin que este deba iniciar sesión por separado.

Enlazar entonces, es el proceso por el cual, el sistema de ventas propio de escritorio inicia sesión y realiza todas las operaciones necesarias para abrir la factura electrónica gratuita en una ventana en tiempo real durante el proceso de la venta. Manteniendo con esto las características y funcionalidades de un tradicional sistema de ventas de escritorio, con la capacidad de asistir en el proceso de emisión de una factura electrónica gratuita.

Por otro lado, si se ve en la necesidad de contratar a un proveedor de factura electrónica, pero quiere mantener las características de un sistema de ventas de escritorio y no quiere amarrarse de por vida al proveedor, la mejor alternativa es integrar su sistema de ventas propio con el servicio provisto por el proveedor de factura electrónica de pago.

Por ejemplo, Microtexne Delta, envía la información de la venta al servicio del proveedor de factura de modo tal que este último se encarga únicamente de generar, imprimir y almacenar la factura en formato electrónico, mientras que el sistema de ventas Delta, almacena toda la información vinculada a la venta (detalle, hora, comprobante, copia, dato del cliente, actualización de la existencia, etc, etc, etc) en un repositorio local lejos de las manos del proveedor.

¿La ventaja de esto?, su sistema de ventas propio mantendrá toda la información relacionada con su negocio en una base de datos que no depende del pago al proveedor de facturas, que no depende de internet, que no depende de la disponibilidad de los servicios del proveedor. El usuario podrá cambiar al proveedor de factura electrónica cuando lo desee sin arriesgarse a perder su valiosa información.

Integrar entonces, es para este casola suma de las funciones de su sistema de ventas de escritorio propio con las del sistema del proveedor de factura electrónica, de modo tal que pareciera que solo una aplicación está funcionando, cuando en realidad hay dos.

Nuestra conclusión.

Entonces usar factura electrónica de pago, o gratuita es una desición que depende mucho de las necesidades. Pero sea cual sea esta necesidad, a nuestro juicio los datos o la información es demasiado valiosa como para dejarla a merced de la nube, siendo entonces la mejor opción, la integración o el enlace de un sistema propio de ventas al de un proveedor de factura electrónica, ya sea esta gratuita o de pago.




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